การทำสไลด์หรือเรียกอย่างเป็นทางการว่า Presentation หรือ Keynote สำหรับสาวก Apple ถือเป็นศาสตร์อย่างนึงที่น่าสนใจ ที่น่าสนใจก็เพราะสิ่งๆ นี้จะถูกนำเสนอให้กับคนอีกหลายสิบหลายร้อยหรือจะเป็นสเกลหลายพันคน ซึ่งการทำขึ้นมาก็ควรที่จะทำให้ผู้ฟังสามารถเข้าใจได้ง่าย และผู้พูดสะดวกที่จะเล่าเรื่องราวให้น่าฟังด้วย
ซึ่งหลังจากครั้งก่อนผมได้เรียบเรียงเคล็ดลับในการใช้ภาษากายในการนำเสนองานไปแล้ว ผมไปเจอข้อมูลที่เป็น Infographic อีกตัวนึงที่น่าสนใจเลยมาเรียบเรียงดูให้กับคนที่คิดอยากจะปรับปรุงการนำเสนอให้ดียิ่งขึ้นครับ กับ 10 ข้อต่อไปนี้
ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยกระดาษ
ผมขอยกข้อนี้เป็นข้อแรกเลย ซึ่งจากในข้อมูลเขาให้ข้อนี้เป็นอันดับ 2 เพราะผมคิดว่าข้อนี้ควรทำเป็นอันดับแรก
เข้าใจครับว่าการทำ Keynote หรือ Presentation นั้นจะต้องทำบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ แต่จริงๆ แล้วความคิดและไอเดียทั้งหมด ผู้ที่ทำควรจะต้องออกแบบและวางแผนบนหน้ากระดาษ ที่แนะนำให้ทำอย่างนี้เพราะเราจะสามารถเห็นภาพรวมทุกๆ อย่าง คล้ายกับการวาด Story board สำหรับทำหนังเรื่องนึง ซึ่งบนหน้าโปรแกรมไม่สามารถทำได้
ลดจำนวนลูกกระสุน (Bullet)
ไม่ได้จะไปยิงใครที่ไหนนะครับ แต่เป็นเรื่องเกี่ยวกับการใช้ Bullet Point เครื่องหมายที่มีไว้แบ่งหัวข้อต่างๆ ซึ่ง Bullet Point นี่มันเหมาะมากสำหรับการใช้บนเอกสาร เพราะมันช่วยให้อ่านง่าย
แต่สำหรับการนำเสนองาน เราคงไม่อยากจะให้คนมาตามอ่านบนสไลด์โดยไม่สนใจคนพูดนัก ดังนั้นลด ละ และเลิกใช้รูปแบบ Bullet point ครับ
ทำฟอนต์เล็ก ก็เก็บไว้อ่านคนเดียวเถิด
เชื่อว่าคนที่ทำ Presentation มักจะมองเฉพาะในมุมเวลาที่ผลิตขึ้นมาเพียงอย่างเดียว แต่กลับลืมว่าเวลาที่จะขึ้นบนหน้าจอใหญ่จะเป็นอย่างไร จนสุดท้ายสิ่งที่เราทำมาก็กลับกลายเป็นอณูที่มองไม่เห็นไป
จึงมี 30 PT Rule หรือการใช้ฟอนต์ที่มีขนาดไม่เล็กกว่า 30 PT ในการทำ Presentation เพื่อนำเสนองาน
ลดการใช้สัญลักษณ์ประหลาดๆ
คนมักจะเชื่อกันว่า Presentation ที่น่าสนใจน่าจะต้องมีอะไรที่มันพิเศษ เช่น รูปสัญลักษณ์ที่แปลกแหวกแนว ฉูดฉาด แต่ที่จริงแล้วเราควรทำในรูปแบบที่อ่านง่ายโดยใช้สัญลักษณ์ง่ายๆ ไม่อ่านยาก ซึ่งจะทำให้สิ่งที่เราต้องการสื่อสารหรือข้อมูลต่างๆ ที่อยู่บนหน้า Presentation สามารถเข้าถึงและเข้าใจได้ง่าย
ใช้การจำกัดเวลา แต่ไม่จำกัดจำนวนสไลด์
มีหลายงานที่ใช้วิธีการที่เป็นลักษณะกำหนดเวลาแบบตายตัวว่าจะให้ใช้เวลาเท่านี้ในการนำเสนอ โดยใช้จำนวนสไลด์ที่แตกต่างกันไป เช่น Pecha Kucha ที่ถือเป็นต้นกำเนิดรูปแบบการนำเสนอโดยกำหนดแบบตายตัวให้ออกแบบ 20 สไลด์โดยจะมีการเปลี่ยนสไลด์ทุกๆ 20 วินาที ซึ่งการทำแบบนี้ก็คือการให้เราบริหารเวลาและการจัดสไลด์ให้สามารถลงล็อคที่จะพูดได้ ซึ่งดูแล้วก็อาจจะลนไปนิดนึง ไม่ก็ต้องพูดเร็วมากหากมีเนื้อหาเยอะ
ในข้อนี้แนะนำว่าแทนที่เราจะกำหนดจำนวนสไลด์ ให้เรากำหนดเวลาที่จะพูดจากเรื่องที่เราจะนำเสนอ โดยที่ไม่มีการจำกัดจำนวนสไลด์แทน ซึ่งนั่นก็คือการบีบให้เราคิดและสร้างสรรค์ Presentation ด้วยไอเดียของเราทั้งหมดที่ไม่มีจำกัดแต่ถูกจำกัดด้วยเวลา ดังนั้นการเล่าเรื่องก็จะต้องเล่าให้เข้าประเด็นและเข้าถึงสิ่งที่เราจะสื่อออกให้กับผู้ฟัง
อย่ายัดหลายไอเดียไว้ในสไลด์เดียว
หลายคนมีไอเดียที่ฟุัง อยากจะนำเสนอให้คนได้รู้หลายๆ อย่างในคราวเดียว (ไม่จักรพันธ์ุ) แต่การที่คุณยัดทุกสิ่งอย่างไว้ในสไลด์เดียว จะทำให้สิ่งที่คุณอยากจะนำเสนอนั้นถูกกลบความสนใจไปได้ ดังนั้นหากคุณมีหลายแนวความคิด ให้แยกส่วนออกมาอย่างชัดเจนในการนำเสนอ (ใน infographic นี้เขาบอกถึง 5 อย่าง แต่ผมว่าอย่างมาก 2-3 อย่างก็แย่แล้ว
ทำแต่ละหน้าให้เข้าใจได้ใน 2 วินาที
เป็นไหมครับ…เป็น (ยัง!!!) เวลาที่คุณนำเสนองานบนเวที คุณอาจจะเตรียมตัวมาบ้างแต่พอถึงช่วงเวลานั้นจริง ความตื่นเต้นมันมา เวลาเปลี่ยนหน้าสไลด์สู่หน้าใหม่ เนื้อหาที่อยู่บนหน้านั้นอาจทำให้คนสตั๊นหรือมึนงงไปได้ วิธีการที่จะทำให้มึนงงน้อยลงนอกจากการซ้อม ก็คือการปรับเนื้อหาที่อยู่ในหน้านั้นให้สามารถเข้าใจได้ทุกอย่างภายในไม่กี่วินาที นั่นคือการทำให้ง่าย มีตัวอักษรที่จะต้องไล่อ่านให้น้อยที่สุดด้วยใจความเนื้อหาสำคัญ นั่นก็จะทำให้เวลาคนที่ฟังการนำเสนอสามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว และหันมาฟังเรื่องราวที่จะนำเสนอบนเวทีหรือต่อหน้าผู้คน
โลโกไม่ต้องมีทุกสไลด์ก็ได้
คนที่นำเสนอ Presentation ก็ย่อมอยากที่จะให้ผู้ที่ฟังและมาชมได้จดจำว่าสิ่งที่เราทำคืออะไรและบริษัทเราชื่ออะไร(ในกรณีที่คุณมีบริษัทแล้ว) แต่ด้วยพื้นที่ของการนำเสนอหากว่าเราต้องการใช้พื้นที่แต่กลับต้องสำรองไว้ให้โลโกบริษัท ก็อาจจะดูขัดๆ ตา ดังนั้นไม่จำเป็นว่าจะต้องให้เห็นโลโกทุกสไลด์ แต่ให้เน้นการนำเสนอรูปหรือหาในสไลด์จะดีกว่า
อย่ายัดกราฟที่ไม่ใช่เรื่องมาในสไลด์
หนึ่งในการนำเสนอข้อมูลที่สร้างความน่าสนใจได้ก็คือกราฟในรูปแบบต่างๆ หลายคนอาจจะมองว่ากราฟที่เราเอามามันต้องหวือหวา, ข้อมูลต้องแน่น มี 38 มิติมองได้ถึงเหง้าของข้อมูล ซึ่งจริงๆ มันไม่ต้องขนาดนั้น…การทำกราฟที่ให้น่าสนใจคือต้องทำให้เรียบง่าย เข้าใจได้ง่าย หรือบางทีข้อมูลที่ปกติมาในตัวเลขอาจจะไม่จำเป็นต้องมาด้วยตัวเลขพร้อมกราฟ 4-5 ชุดก็ได้ แค่เน้นส่วนที่เราจะเน้นไปเลยชุดเดียว ก็น่าจบครบถ้วนกับสิ่งที่เราอยากเสนอแล้วก็เป็นได้ครับ
ยกตัวอย่างง่ายๆ เช่น การทำ Keynote ของ Apple ทุกครั้งจะมีส่วนที่เป็นข้อมูลที่จะใช้แค่ตัวเลขและคำอธิบาย เท่านี้ก็ดึงดูดความสนใจและทรงพลังมากพอแล้วครับ
สุดท้าย เล่าและผูกให้เป็นเรื่องราว
ทุกข้อที่กล่าวมาจะดีหรือไม่ดีอยู่ที่การวางโครงเรื่องที่จะพูดให้สอดคล้องกันกับ Presentation ที่ทำ ดังนั้นเรื่องที่เล่าก็ต้องเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ง่าย, ชัดเจน และครบทุกสิ่งที่เราต้องการจะนำเสนอ
—————————————————————-
จบทั้ง 10 ข้อแล้วก็ลองนำไปปรับใช้กันดูครับ เชื่อว่า Presentation หรือ Keynote ของคุณจะดีขึ้นและน่าสนใจอย่างแน่นอน
ที่มา: Pinfographics