หลายครั้งที่เทคโนโลยีเป็นผู้ช่วยชีวิตมนุษย์งานได้ดีมาก แต่ในบางกรณี กระดาษกับปากกากลับเป็นตัวเลือกยุค analog ที่ให้ประสิทธิผลมากกว่า กรณีเหล่านั้นประกอบด้วยเวลาใดบ้าง
ขอเชิญไปพบคำตอบจากผู้เชี่ยวชาญหลายสาขาที่ค้นพบหลักฐานรองรับเป็นรูปธรรมครบถ้วนว่าเครื่องมือเก่าแก่อย่างกระดาษและปากกานั้นมอบคุณค่าที่เทคโนโลยีไม่สามารถทำได้จริงเมื่ออยู่ในสถานการณ์ต่อไปนี้
5. เมื่อจำเป็นต้องจดจำ
Holland Haiis ผู้เชี่ยวชาญด้าน digital detox ที่กำลังรณรงค์ไม่ให้ชาวไอทีผูกติดกับดิจิทัลมากเกินไป ระบุว่า 1 ในข้อดีที่สำคัญที่สุดของการจดบนกระดาษ คือการกระตุ้นระบบ reticular activating system หรือระบบ RAS ในก้านสมองที่เป็นกลไกสำคัญให้จิตอยู่ในสภาวะตื่นตัว ผู้เชี่ยวชาญจากเว็บไซต์แคมเปญออนไลน์ How Life Unfolds ของบริษัท Paper and Packaging Board ย้ำว่าการจรดปากกากับกระดาษจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการเรียนรู้ของผู้เขียน และช่วยให้ผู้เขียนจดจำข้อมูลได้ดีขึ้น
ประเด็นสำคัญคือ ระบบ RAS ที่ช่วยเรื่องความจำ และสามารถกรองข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกไปได้นั้น จะเห็นผลกับกระดาษมากกว่าการจดบันทึกบนสมาร์ทโฟนหรือแล็ปท็อป คำแนะนำของผู้เชี่ยวชาญคือให้ลองใช้สมุดบันทึกจดข้อมูลสำคัญที่ต้องจำ ตัวอย่างเช่นใครที่กำลังร่าง speech เพื่อบรรยายกับสไลด์ ก็สามารถทดลองเขียนเนื้อหาคร่าวๆด้วยมือบนกระดาษเพื่อเพิ่มความจำให้ดีขึ้น
4. เมื่อต้องการจดแบบด่วนจี๋
Christine Hofler ผู้เชี่ยวชาญด้านงานจัดระเบียบที่ได้รับใบ certified จากเจ้าแม่ Marie Kondo กล่าวว่าการทำงานกับกระดาษสามารถทำให้งานบางอย่างรวดเร็วขึ้น
Hofler ย้ำว่าถ้ามีเพียงรายการ short list, ปฏิทินงานแบบง่าย ๆ หรือรายชื่อผู้บุคคลที่ต้องติดตาม กระดาษจะช่วยให้ทำงานได้เร็วและง่ายขึ้น โดยบอกว่าทุกคนสามารถคว้าปากกาและกระดาษแล้วเขียนคำ 2-3 คำได้ ซึ่งเร็วกว่าการปาดหน้าจอคลิกเปิดอุปกรณ์ดิจิทัลเพื่อค้นหาแอปหรือโปรแกรมแล้วค่อยพิมพ์คำ 2-3 นั้น
การดึงข้อมูลก็สามารถทำได้เร็วกว่า Hofler อธิบายว่าเพียงแค่มองไปที่กระดาษก็สามารถอ่านได้ เพราะกระดาษไม่มีทางเข้าสู่โหมดพักหน้าจอ หรือแบตเตอรี่หมด ขณะเดียวกัน กระดาษแผ่นเดียวก็สามารถพกพาได้ง่าย และเบากว่าอุปกรณ์ไอทีชิ้นจิ๋ว
3. เมื่อต้องโฟกัส
Holland Haiis ย้ำว่าเมื่อทำงานกับกระดาษ โฟกัสของทุกคนจะเพิ่มขึ้น ส่วนหนึ่งเป็นเพราะไม่มีใครสามารถทำมัลติทาสก์กับกระดาษได้
แต่เมื่อเราถืออุปกรณ์ ผู้ใช้อาจถูกรบกวนด้วยเสียงเรียกเข้า หรือเสียงแจ้งเตือนดังติ๊ง-ติ๊ง ซึ่งยิ่งต้องสลับหูฟังเสียงหรือถูกรบกวนมากเท่าไร ความรำคาญหรือเหนื่อยหน่ายก็จะยิ่งเพิ่มมากขึ้นเท่านั้น ทำให้กระทบกับโฟกัสและอาจทำให้จิตหลุดออกนอกลู่นอกทางได้
2. เมื่อประชุมนัดสำคัญ
ไม่เพียงเมื่อจำเป็นต้องทำโครงการที่สำคัญให้เสร็จ แต่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ลองใช้กระดาษแทนเครื่องมือดิจิทัลในการประชมนัดสำคัญด้วย เพราะกระดาษสามารถช่วยเสริมสร้างการทำงานร่วมกันที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นในระหว่างการประชุม เนื่องจากกระดาษไม่เบี่ยงเบนความสนใจ เห็นได้ชัดจากผู้จดบันทึกการประชุมด้วยแล็ปท็อป มักจะถูกล่อลวงความสนใจให้ไปตรวจดูอีเมล จนเผลอจิตหลุดไปบางกรณี
ผู้เชี่ยวชาญย้ำว่าทุกครั้งที่ถูกรบกวนโดยอุปกรณ์ บุคคลนั้นจะเข้าสู่บทสนทนาเชิงลึกน้อยลง ทำให้กระทบกับความเชื่อมั่นที่จะน้อยลงและความสนิทสนมก็จะหดหายตามไปด้วย ซึ่งหากใครที่กำลังต้องนำพาโครงการใหญ่ให้สำเร็จ ก็จะต้องทำงานร่วมกันเป็นทีม แต่บ่อยครั้งที่มนุษย์งานพบว่างานไม่เดินเพราะการประชุมไม่ได้รับความสนใจเท่าที่ควร
คำแนะนำในส่วนนี้คือให้ลองกำหนดนโยบาย ไม่ให้พนักงานนำอุปกรณ์ IT เข้าห้องประชุม และใช้กระดาษเพื่อจดบันทึกแทนแล็ปท็อปหรือโทรศัพท์
1. เมื่อไม่ต้องการลืมอ่าน
การจัดเก็บบันทึกหรือรายการที่ต้องทำในแอปพลิเคชัน อาจจะทำให้โน้ตนั้นไม่อยู่ในสายตา และถูกมองข้ามไปได้ง่าย ประเด็นนี้ Debra Eckerling ผู้เขียนหนังสือชื่อ Your Goal Guide: A Roadmap for Setting, Planning and Achieving Your Goals ที่กำลังจะวางแผง แนะนำให้ทุกคนมี “สมุดบันทึกเฉพาะ” สำหรับรายการงานที่ต้องทำ แล้วเก็บวางไว้ในตำแหน่งเดิมบนโต๊ะทำงานอยู่เสมอ วิธีนี้จะช่วยเตือนได้ตลอดเวลาว่าจะต้องตรวจรายการงานที่ต้องทำต่อได้จากที่ใด
Eckerling แนะนำอีกว่าช่วงต้นสัปดาห์ การใส่วันที่ด้านบนของหน้าใหม่และทำรายละเอียดรายการที่ควรทำ แล้วจึงแบ่งรายการออกเป็นหมวดหมู่ ก็จะช่วยให้ทุกอย่างง่ายขึ้น และยังตรวจสอบรายการได้เร็วกว่าการแจ้งเตือนจากแอปพลิเคชันที่หลายคนเริ่มข้ามหรือลดความสนใจไป และสุดท้ายแล้ว การใช้กระดาษจะเพิ่มความสมดุลอย่างมืออาชีพและเป็นส่วนตัว
ที่มา: : Fast Company