“ดาบสองคม” คือคำจำกัดความหนึ่งของสมาร์ทโฟน มันถูกสร้างขึ้นมาเพื่อให้ชีวิตเราง่ายขึ้น ไม่มีใครปฏิเสธความจริงในข้อนั้นได้ แต่ในอีกด้านหนึ่ง มันทำให้หลายๆ คนขาดความ Productive เพราะสนใจแต่สิ่งที่อยู่หน้าจอ สมาธิสั้น และอื่นๆ ซึ่งเราสามารถแก้ปัญหาทั้งหมดนี้ได้ด้วยการจัดการตัวเอง ไม่ใช่หักดิบเลิกใช้ไปซะดื้อๆ
วันนี้เราจึงมี 6 วิธีจัดการกับสมาร์ทโฟน เพื่อให้เรายังคงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
1. วางมือถือไว้ไกลๆ เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้งาน
มือถือไม่ควรจะอยู่ในมือคุณระหว่างที่กำลังพูดคุยกับลูกค้าหรือคนอื่นๆ ถึงแม้ว่าคุณจะจิตแข็งพอที่จะไม่สนใจเสียงแจ้งเตือนข้อความแชท และแสงไฟหน้าจอที่สว่างวาบ แต่สิ่งเหล่านั้นจะทำให้การสนทนากับคนที่อยู่ตรงหน้าต้องสะดุด และทำให้คุณเสียสมาธิ .
2. ใช้ฟังก์ชั่น Voicemail บ้างก็ได้
ลืมไปหรือยังว่าคุณสามารถใช้ Voicemail ได้นะ คุณอาจจะไม่สะดวกรับสายบ้าง เพราะต้องสนใจคนที่อยู่ตรงหน้า ซึ่งมันก็เป็นเรื่องที่ควรจะเป็น เพราะฉะนั้น ไม่ต้องกังวล
เพียงแค่บันทึกเสียงของตัวเองไว้ในระบบตอบรับอัตโนมัติเพื่อขอให้คนที่โทรมาฝากข้อความและเบอร์ติดต่อกลับเอาไว้ และเมื่อคุณพร้อม ก็โทรกลับไปหาเขาตามเบอร์โทรนั้น
3. จัดตารางเวลาการใช้โทรศัพท์
ถ้าคุณไม่สะดวกที่จะรับสายตลอดเวลา เพราะมันมีคนแปลกๆ ที่คิดว่าการโทรหาคนอื่นในยามวิกาลหรือตอนตี 5 เป็นเรื่องไม่แปลก สำหรับคนประเภทนี้ คุณต้องทำให้เขารู้ด้วยวิธีการที่แสนจะนุ่มนวลอย่างเช่น เขียนเวลาที่คุณสแตนด์บายรับโทรศัพท์ไว้ในเว็บไซต์ หรือนามบัตร พร้อมกับบันทึกเสียงของคุณเอาไว้ เพื่อเชิญชวนให้เขาฝากข้อความเมื่อโทรมานอกเวลาที่กำหนด
คุณอาจจะคิดว่าการสแตนด์บายรอรับสาย 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์นั้นดีกว่า ก็ใช่ มันดีกว่าจริงๆ แต่มันคงมีบางครั้งที่คุณหมดแรงจนไม่อยากจะพูดคำว่า “สวัสดีค่ะ” “สวัสดีครับ” กับปลายสาย และในที่สุด มันจะนำไปสู่ประสบการณ์แย่ๆ ของทั้งคุณและอีกฝ่าย
4. ฟังข้อความเสียงที่ฝากไว้ทันทีเมื่อมีเวลา
ขอบคุณเทคโนโลยีที่ทำให้เราไม่ต้องฟังข้อความทั้งหมดในอินบอกซ์ เพราะในตอนนี้มีบริการจำนวนมากที่แปลงข้อความเหล่านั้นออกมาเป็นรูปแบบที่คุณสามารถอ่านมันได้ทันที หรือจะเก็บไว้อ่านทีหลังก็ได้
แทนที่จะต้องนั่งฟังทั้งหมด คุณแค่เลื่อนหน้าจอเพื่ออ่านคร่าวๆ ว่าเขาพูดเรื่องอะไร และตัดสินใจว่าจะตอบกลับอย่างไร ในเวลาใด เท่านั้นเอง
5. ใช้อีเมลเป็นวิธีการพื้นฐานในการติดต่องาน
ไม่ใช่ว่าทุกการติดต่อทางธุรกิจจะต้องเกิดขึ้นบนสมาร์ทโฟน โดยเฉพาะเมื่อเป็นเรื่องที่สมควรถูกบันทึกเอาไว้ ไม่ว่าจะใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในภายหลัง หรือเตือนความจำก็แล้วแต่ อีเมลคือวิธีการที่ดีกว่า
สิ่งที่ดีที่สุดของอีเมลคือการจัดการข้อมูลที่แต่ละฝ่ายสื่อสารหากันได้อย่างเป็นระบบ มันคือคุณสมบัติที่หาไม่ได้ในแอปพลิเคชั่นแชททั้งหลาย
6. อย่าลืมมารยาทพื้นฐานในการใช้มือถือ
แนะนำตัวเองเมื่อรับโทรศัพท์ ทำให้บทสนทนาตรงไปตรงมา และปิดท้ายด้วยการขอบคุณ หรือ Call-to action
วิธีง่ายๆ อย่างการยิ้มพร้อมกับสนทนาทางโทรศัพท์ ยังเป็นวิธีการที่ดีเสมอ เพราะอีกฝ่ายจะรับรู้ได้ว่าคุณอยู่ในอารมณ์ที่ดี ถึงแม้จะไม่เห็นก็ตาม มันคือวิธีที่จะทำให้การสนทนาราบรื่นกว่าที่คิด ปิดจ๊อบได้อย่างรวดเร็ว
อย่าลืมว่าโทรศัพท์จะต้องทำให้เรา Productive มากขึ้น ไม่ใช่ฉุดรั้งเราไว้ อย่ากลัวที่จะต้องจำกัดการใช้งานสมาร์ทโฟนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอื่นๆ ของตัวเอง
ที่มา : Inc
