ทุกวันนี้เรามักจะได้ยินเสียงบ่นจากการประชุมว่า บริษัทจ้างเรามาประชุม งานการไม่ได้ทำอะไรเลย หมดประชุมก็หมดเวลางานแล้ว สาเหตุของปัญหาก็มีอยู่หลายอย่าง ทั้งการนัดประชุมที่นัดถี่ยิบ แต่ของแบบนี้อยู่ที่เราจะเลือกว่าจะเข้าประชุมไหมได้ แต่ปัญหาโดยส่วนใหญ่มักจะเกิดขึ้นจากในบทความนี้แทบทั้งนั้นซึ่ง Inc. ถ่ายทอดออกมา จึงอยากจะแปลและแชร์ออกมาให้ได้อ่านกันครับ
ปัญหาอันน่าปวดกบาลเกี่ยวกับการประชุมพร้อมวิธีแก้ปัญหา
1. ประชุมแบบไร้ที่สิ้นสุด
ตอนแรกจะเทียบว่าเป็นการวิ่งมาราธอน แต่มาราธอนก็ยังมีเส้นชัยให้เข้า เพราะการประชุมแบบนี้เป็นการทำแบบไม่เห็นจุดหมาย เลื่อนลอย มีอะไรก็พูดไปเรื่อยๆ จนกระทั่งหมดเวลา แถมส่วนเกินเวลาไป ซึ่งก็จะกินเวลาการทำงานและการคุยงานอื่นๆ ของคนที่เข้าร่วมประชุมด้วย วิธีแก้ง่ายๆ คือ กำหนดหัวข้อในการจะคุยในที่ประชุมล่วงหน้า และยึดเวลาในการประชุมเป็นหลัก
2. รอจนคนครบค่อยเริ่มประชุม
เรื่องนี้เจอกันบ่อยๆ ซึ่งมันเสียเวลาเอามากๆ ในการรอคนให้ครบก่อนที่จะประชุม โดยเฉพาะถ้ามีการนัดประชุมในเช้าวันจันทร์ วันที่ต้องมานั่ง reset สมองเพื่อเริ่มต้นทำงาน การแก้ไขและหลีกเลี่ยงที่จะไม่เจอปัญหานี้ก็คือ การเริ่มประชุมโดยตรงเวลา และไม่ต้องรอให้คนที่เข้ามาช้าเพื่อที่จะรอประชุม ให้เริ่มไปได้เลย (นอกเสียจากว่าคนนั้นสำคัญจริงๆ แต่คนนั้นก็ควรที่จะต้องรู้ตัวว่าจะต้องเข้าด้วย)
3. ปัญหาเทคโนโลยี
หลายการประชุมหรือการสัมมนามักจะเจอปัญหาเรื่องการใช้งานอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์, โปรเจคเตอร์ รวมไปถึงสไลด์ที่ต้องเปิด ซึ่งก็จะทำให้เสียเวลาได้ (และเป็นสาเหตุหลักที่เสียเวลาอยู่เป็นประจำ) ดังนั้นคนที่จะต้องใช้อุปกรณ์ควรจะต้องถึงห้องนั้นก่อนเวลาเริ่มเพื่อทดสอบเครื่อง
4. ไม่เตรียมตัวเข้าประชุม
ไม่มีอะไรแย่ไปกว่าทุกคนหัวว่างเปล่าก่อนเข้าประชุม ดังนั้นต้องกำหนดหัวข้อก่อนจะเข้าประชุมทุกครั้งและแจ้งให้คนที่จะเข้าประชุมรู้เรื่องและสามารถเตรียมตัวก่อนได้
5. การประชุมเพื่อที่จะประชุมครั้งถัดๆ ไป
อีก 1 ความปวดตับตะเตือนไตสำหรับคนเข้าประชุม เพราะจะต้องเจอการประชุมเพื่อนัดประชุมอีกที ซึ่งมันก็จะเป็นลูปที่ไม่มีที่สิ้นสุดและเสียเวลาอย่างมาก ดังนั้น ควรจะต้องกำหนดตั้งแต่หัวข้อการประชุม รวมทั้ง Next Step ที่จะต้องทำถัดไป (ที่ไม่ใช่มานัดประชุมกันอีกที)
6. ไร้วัตถุประสงค์
ทุกการประชุมควรจะต้องมีวัตถุประสงค์ จัดขึ้นเพื่ออะไร, สามารถจับต้องและรู้เรื่องได้, มีงานที่ต้องทำอย่างชัดเจนหลังจบการประชุม
7. แล้วประชุมนี้มันเกี่ยวกับอะไรหล่ะ?
คำถามสุดปวดกะโหลกเพราะด้วยปัญหาหลายๆ อย่างจากการสื่อสารและไม่มีความชัดเจนในเนื้อหาว่าต้องการอะไรกันแน่ ดังนั้นควรจะเจียดเวลาช่วงท้ายของการประชุมสัก 5-10 นาทีในการสรุปว่ามีอะไรบ้างที่ต้องทำและใครจะเป็นคนดูแลในส่วนนี้ ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยให้ทุกคนเห็นภาพรวมของการประชุมและสามารถติดตามงานต่อไปได้
8. ไม่โผล่หัวในการประชุมสักคน
คงน่าจะมีคนเจอมาบ้างนะครับว่านัดประชุมเสียดิบดี เราก็เตรียมตัวแต่สุดท้ายพอเราเข้าไปที่ห้อง กลับไม่เจอใครเลยสักคน มารู้เอาทีหลังว่า ย้ายห้อง หรือยกเลิกการประชุม ดังนั้นใครที่เป็นคนนัดประชุมหากมีการยกเลิกหรือเปลี่ยนสถานที่ในการประชุม ควรแจ้งล่วงหน้าอย่างช้าสุด 15-30 นาทีหากอยู่ในบริษัทเดียวกัน หรือต้องแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อยครึ่งวันหากว่านัดหลายๆ บริษัทมาคุย มิเช่นนั้นแล้วก็จะเจอเหตุการณ์เสียอารมณ์แบบนี้ได้
ทั้งหมดนี้ก็คือสิ่งที่เราจะเจอในการประชุม แต่เราก็สามารถจะลดสิ่งเหล่านี้ได้ด้วยการรับผิดชอบต่อตัวเอง ไม่ว่าคุณจะเป็นคนนำการประชุมหรือคนที่เข้าร่วมประชุมก็ตาม
ที่มา: Inc.