นักแชททั้งหลายอาจจะเคยรู้สึกว่าการคุยผ่านช่องทางออนไลน์ในแต่ละครั้ง จะมีทั้งได้ประโยชน์และเสียเวลาสุดๆ ใช่ไหมคะ แน่นอนว่าหากคุยกับลูกค้า พ่อค้าแม่ค้าทั้งหลายย่อมอยากที่จะปิดยอดการขายได้โดยไวและไม่ถามประโยคเดิมๆ ที่แจ้งไว้แล้วให้วุ่นวาย หรือถ้าคุยเรื่องงานก็อยากให้สรุปประเด็นสำคัญและปิดจ๊อบได้โดยไว แต่ในบางครั้งการคุยแบบหวังจบเรื่องโดยไวเพียงอย่างเดียว อาจไม่สร้างสัมพันธ์ระยะยาวได้ดีนัก วันนี้เราจึงมีวิธีคุยกับปลายทางให้เกิดประโยชน์สูงสุด มาฝากกันค่ะ
สำหรับช่องทาง Messenger ของ Facebook นั้นเรียกได้ว่าเป็นอีกหนึ่งช่องทางการสื่อสารที่คนนิยมสุดๆ โดยในแต่ละวันมีการสื่อสารระหว่างกันมากถึง 1 แสนล้านข้อความเลยทีเดียว แต่จะคุยแบบส่วนตัวหรือคุยกับกลุ่มยังไงให้เกิดประโยชน์ได้ดีกันนะ นี่คือ ศิลปะแห่งการส่งข้อความสื่อสารในยุคดิจิทัลที่น่าสนใจทีเดียวค่ะ
1). สื่ออารมณ์และความหมายให้ดี
ใครจะไปคิดว่าการพิมพ์สามารถสื่อโทนเสียงในข้อความได้ด้วย ซึ่งถ้อยคำที่คุณพิมพ์สามารถส่งผลต่อความหมายได้มากกว่าที่คิด การใช้โทนน้ำเสียงที่เป็นมิตรและเป็นกลางที่สุด หลีกเลี่ยงถ้อยคำเหน็บแนมหรือเสียดสี ด้วยสัญลักษณ์หรืออีโมจิน่ารักๆ ก็ช่วยทำให้โทนของข้อความเป็นเชิงบวกได้และต้องไม่ลืมเช็คคำผิดก่อนส่งด้วย การใช้ระบบแก้ไขข้อความอัตโนมัติอาจทำให้ความหมายที่คุณต้องการจะสื่อบิดเบือนไป
หากเป็นข้อความที่อาจสื่อถึงการเสียดสี พบว่าคนอเมริกันมักถามคู่สนทนาตรงๆ ให้แน่ใจเพื่อป้องกันการเข้าใจผิด ในขณะที่ร้อยละ 31 ของคนอังกฤษเลือกที่จะไม่สนใจและเมินเฉยข้อความประเภทนี้
2.) กระชับเข้าไว้ แต่อย่าสั้นจนเกินไป
ความยาวเป็นเรื่องสำคัญเมื่อส่งข้อความ ทุกครั้งที่แชท ควรใส่ใจถึงความสั้นยาวของข้อความอยู่เสมอ ข้อความที่ยาวเป็น ย่อหน้าอาจทำให้หลายคนเบือนหน้าหนี แต่การตอบข้อความด้วยคำสั้นๆ แค่หนึ่งคำ หรือส่งอีโมจิแค่รูปเดียวอาจสื่อว่าคุณยุ่งเกินจนกว่าจะตอบหรือไม่สนใจในบทสนทนานั้นๆ ขอแนะนำให้ส่งข้อความที่มีจำนวนประโยคน้อยๆ ลองใช้วิดีโอแชท
หากมีเรื่องมากมายที่อยากคุย และเมื่อต้องการจบบทสนทนาและแจ้งอีกฝ่ายว่ารับทราบเรื่องแล้ว ตอบกลับด้วยประโยคสั้นๆ แต่นิ่มนวลแทนการส่งแค่คำเดียวโดยเฉลี่ยแล้ว ความยาวของข้อความที่ส่งบน Messenger มีแค่ 5 คำ
3.) อย่าส่งหลายข้อความติดๆ กัน
เก็บใจความสำคัญให้ครบภายในข้อความเดียว และถ้าเป็นไปได้ หลีกเลี่ยงการส่งหลายข้อความติดๆ กัน เพราะอาจทำให้ผู้รับรู้สึกรำคาญและเสียสมาธิได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการแชทกลุ่ม การส่งข้อความเยอะๆ ในครั้งเดียวอาจทำให้ผู้ร่วมบทสนทนาคนอื่นสับสนและตามบทสนทนาไม่ทัน ผู้ใช้งานทั่วโลกเห็นพ้องต้องกันว่าการรัวข้อความติดๆ กันนั้น เสียมารยาท (เช่น การตอบเพียงหนึ่งข้อความ ด้วยแชทมากกว่า 10 ข้อความขึ้นไป)
4.) แคร์สักนิดก่อนคิดแชร์
การขออนุญาตเจ้าของข้อความเสมอก่อนจะส่งต่อข้อความ รูปภาพหรือเอกสารใดๆ ให้กับคนอื่นๆ และควรเป็นกติกาเช่นเดียวกันกับการแชทแบบกลุ่ม เลี่ยงที่จะเปิดเผยข้อมูลส่วนตัวของคนอื่น เช่น ถามเพื่อนอย่างเปิดเผยถึงวีรกรรมเมื่อไปเดทล่าสุด ซึ่งอาจทำให้เพื่อนรู้สึกว่าโดนแฉและอับอายได้ รวมทั้งการส่งต่อข้อความส่วนตัวที่คุยกันของเพื่อนไปให้คนอื่นนั้นเป็นการเสียมารยาทอย่างมากนะคะ
5.) ต้องรู้ว่ากำลังแชทอยู่กับใคร
สิ่งแรกที่ต้องทำเมื่อได้รับคำเชิญเข้าแชทกลุ่มคือเช็คดูว่ามีใครอยู่ในกลุ่มแชทนั้นบ้าง เพื่อที่คุณจะได้ทราบว่ากลุ่มนี้สนใจบทสนทนาในเรื่องใด หลีกเลี่ยงการเล่นมุกเฉพาะกลุ่มหรือพูดถึงเรื่องที่คนอื่นไม่เข้าใจ และควรส่งข้อความที่มีความเกี่ยวข้องกับคนส่วนใหญ่อยู่เสมอ หากต้องการพูดคุยกับใครสักคน ควรแชทแยกออกไป ผู้ใช้งานทั่วโลกชอบให้แชทกลุ่มมีสมาชิกน้อยกว่า 6 คน
6.) อย่าปล่อยให้เขารอเก้อ
หากว่าเพื่อนที่อยู่ในกลุ่มแชทของคุณส่งข้อความมาแต่ไม่มีใครตอบ อย่าปล่อยให้พวกเขารอเก้อ ตอบกลับ อาจเพียงแค่ตอบแบบง่ายๆ อย่างการกด ‘ถูกใจ’ ข้อความของพวกเขา หรือบอกว่าคุณไม่รู้คำตอบก็ได้ การทำเช่นนี้จะช่วยกระตุ้นผู้อื่นให้ตอบกลับเช่นกัน แต่หากคุณเป็นคนที่ถูกปล่อยให้รอเก้อเองก็อย่าไปถือสา รอให้เวลาผ่านไป 24 ชั่วโมงก่อนแล้วค่อยติดตามการสนทนาโดยทักด้วยน้ำเสียงสบายๆ ว่า “แค่อยากรู้ว่าเป็นยังไงบ้างนะ…”
ผู้ใช้งานส่วนใหญ่รู้สึกไม่พอใจเป็นที่สุด เมื่อไม่มีใครตอบคำถามหรือตอบรับความคิดเห็นของพวกเขา และสิ่งที่ทำให้ผู้คนไม่พอใจในลำดับถัดมาคือเมื่อมีคนเปิดเผยข้อมูลส่วนตัวให้เห็นกันทั้งกลุ่ม
7.) ตอบกลับให้ฉับไว
การตอบกลับข้อความในทันทีเป็นวิธีที่สุภาพ แต่ก็ไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุด หากคุณกำลังยุ่งและรู้ว่าข้อความนั้นไม่ได้เป็นเรื่องเร่งด่วน คุณสามารถเก็บข้อความนั้นไว้โดยไม่เปิดอ่านจนกว่าคุณจะมีเวลาว่างตอบกลับ อีกทางเลือกคือเปิดการแจ้งเตือนแบบพุช (push) ที่ช่วยให้อ่านข้อความได้ก่อน โดยที่อีกฝ่ายไม่รู้ว่าคุณอ่านแล้ว ซึ่งช่วยให้คุณสามารถตอบกลับในเวลาที่สะดวกได้
8.) เลิกนิสัยชอบเท
หมดความสนใจในบทสนทนานี้แล้วใช่ไหม แม้ว่าจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่อย่าตัดขาดการติดต่อทั้งหมดไปอย่างห้วนๆ การเพิกเฉยข้อความของผู้อื่นมักนำไปสู่การเท และยังสร้างความรู้สึกกระวนกระวายและความไม่แน่ใจให้อีกฝ่าย หากคุณต้องการยุติการปฏิสัมพันธ์ ให้ทำอย่างเปิดเผยและนุ่มนวล ด้วยการอธิบายที่กระชับและสุภาพ หากคุณกำลังคบหาหรือรู้จักอีกฝ่ายมาสักพักแล้ว ควรโทรศัพท์ไปหาเขาหรือบอกเขาต่อหน้าเมื่อพบกัน
9.) ฝึกลาให้ถูกธรรมเนียม
เบื่อใช่ไหมกับการส่งรูปอาหารในแชทครอบครัวที่ไม่เคยหยุดหย่อน ไม่อยากเห็นอัพเดทการเตรียมงานแต่งงานรายวันในกลุ่ม “เพื่อนเจ้าสาว” แล้วใช่ไหม แต่ก่อนจะออกจากกลุ่มใด ต้องวางแผนให้ดี อธิบายเหตุผลสั้นๆ ให้ใกล้เคียงกับความจริงที่สุดเท่าที่จะทำได้ เช่น คุณต้องเร่งทำงานให้ทันกำหนดส่งเลยต้องพักจากมือถือสักหน่อย จากนั้นก็ออกจากกลุ่มไปเลย โดยไม่จำเป็นต้องรอคำตอบ แต่หากคุณคิดว่าการออกจากแชทเป็นการกระทำที่รุนแรงเกินไป ก็แนะนำให้ “ปิดการแจ้งเตือน” การสนทนาแทน
10). ทิ้งท้ายอย่างมีสไตล์
อย่าประเมินค่าของการกล่าวอำลาต่ำไปเด็ดขาด เราอาจจะชอบหยอกล้อกลุ่มคนยุคเบบี้บูมเมอร์กับการทิ้งท้ายทุกข้อความด้วยการพิมพ์ว่า “รักนะ จากพ่อ” แต่ที่จริงแล้ว การที่คุณหายไปจากบทสนทนาเฉยๆ อาจสร้างความสับสนให้กับอีกฝ่าย หากคุณจะเปลี่ยนไปทำกิจกรรมอื่น ที่ดีที่สุดคือแจ้งให้อีกฝ่ายทราบ แค่บอกว่า “เดี๋ยวมานะ” ก็ยังดี
ผู้ใช้งานที่มีอายุระหว่าง 45-64 ปี ทิ้งท้ายการสนทนาผ่านข้อความเสมอ ในขณะที่มีเพียงหนึ่งในสามของผู้คนอายุ 18-24 ปีเท่านั้นที่รู้สึกว่าต้องกล่าวทิ้งท้าย