วันนี้ขอนำเสนอ tips ส่วนตัวที่ผมชอบใช้ในการทำงานครับ คิดว่าทุกๆ อันอาจจะไม่ได้เหมาะกับทุกคน แต่มันเวิร์คสำหรับผม เลยเอามาแบ่งปันใน thumbsup ครับ
1. ทำงานด้วยการพูดคุยแบบเห็นหน้ากันให้มากกว่าอีเมล / Chat
เวลาผมทำงาน ผมจะชอบพูดจากันแบบเห็นหน้าค่าตากันมากกว่าส่งอีเมลหรือ Chat หากัน เพราะมันสื่อสารได้ครบถ้วนกว่า เราเห็นทั้งภาษากาย และน้ำเสียงของคนที่เราคุยด้วย มันมีประสิทธิภาพมากกว่าเยอะ มนุษย์ออฟฟิศสมัยนี้ทำงานด้วยอีเมลกันเยอะเกินไป บ้างก็ตั้งกลุ่ม Chat กัน (ส่วนใหญ่ก็ LINE, WhatsApp เอา WeChat บ้างมั้ย? #เนียน) งานบางงานคุยกันแล้วทำเลยสามารถจบได้ไวกว่าครับ แถมบางเรื่องถ้าลับๆ คุยกันแบบไม่ต้องพิมพ์ก็ดีกว่า
2. ใช้ Social Media เท่าที่จำเป็นในแต่ละวัน
ตัวที่ขัดขวางสมาธิในการทำงานในแต่ละวันอย่างแท้จริงคือ Social, Chat ทั้งหลายครับ เคยไหมที่ Facebook มันขึ้น notification สีแดงๆ ขึ้นมาทั้งบนมือถือและบน Desktop ของเรา (แถมจะไม่กดดูก็กระไรอยู่) เราก็ควรที่จะใช้มันเท่าที่จำเป็น ถ้ามีอะไรด่วนโทรคุย หรือนัดประชุมไวๆ เลยจะดีกว่า ในวันนึง ผมจะเช็ค Notification แค่วันละไม่กี่ครั้ง ทำแบบนี้จะทำงานได้ราบรื่นกว่าในแต่ละวัน
3. ตระเตรียมงานในคืนวันอาทิตย์หรือเช้าวันจันทร์
คืนวันอาทิตย์เราจะเริ่มมีไอเดียสะสมจากช่วงวันหยุด ดึกๆ นั่งคิดงานเงียบๆ จะได้อะไรเยอะ หรือถ้าบังเอิญกลับมาดึก แนะว่านอนให้เร็ว แล้วรีบไปถึงออฟฟิศแต่เช้า ใช้เวลาสัก 2 ชั่วโมงทำรายการสิ่งที่จะต้องทำในสัปดาห์นี้ แล้วจัดลำดับความสำคัญ อะไรทำเสร็จก็ขีดเส้นสีแดงออกไปเรื่อยๆ
4. พยายามอย่ารับนัดในวันพุธ หรือวันพฤหัสบดี
ผมจะพยายามไม่รับนัดประชุม (โดยเฉพาะนอกสถานที่ ที่ต้องเสียเวลาเดินทาง) ให้ได้สัปดาห์ละ 1 วัน โดยเฉพาะกลางสัปดาห์ เพราะเราจะได้มีเวลาในการทำงานแบบลื่นไหลต่อเนื่อง ไม่มีอะไรเข้ามาขัดขวาง
5. หาไอเดียในการพรีเซนต์ด้วย Slideshare
เป็นวิธีออกโกงๆ นิดนึง คือเชื่อไหมครับ โลกนี้ไม่มี Original idea หรอก ไอเดียที่ดีคือการ “จับแป๊ะชนแกะ” แล้วนำมาปรับใช้ให้ถูกสถานการณ์ ถ้าต้องทำสไลด์พรีเซนต์โน่นนี่นั่น แนะนำครับว่ามีคนเคยคิดเหมือนคุณ แล้วแชร์ไว้ใน Slideshare.net เรียบร้อยแล้ว ไม่เชื่อไปหาดู ถึงมันจะไม่ตรงกับที่คุณอยากได้ 100% แต่เชื่อเถอะว่าทำให้คุณทำงานได้ไวกว่าเดิมเพียบ
6. เลือกใช้ Application ที่ช่วยให้คุณทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา ทั้งบน Mobile, Tablet, PC, Mac ให้คุ้มค่า เช่น Evernote
ส่วนตัวผมเป็นแฟน Evernote ครับ ใช้เยอะอยู่ เวลาคิดอะไรได้ก็จดไว้บนนี้ เข้าประชุมอะไรก็จดไว้เป็นข้อๆ พอถึงเวลาที่จะเอาไปคุยกับทีมงานต่อก็กด Evernote Presentation Mode โดยไม่ต้องมานั่งทำ Slide บน PowerPoint ใหม่ ที่สำคัญมันติดตัวผมไปทุกที่ที่ต้องการ เพราะเราทำงาน On-the-Go ทุกเวลา ทุกแพลตฟอร์ม เวลาแชร์กับเพื่อนร่วมงานก็ทำได้ง่ายดาย ผมมักจะบอกให้คนรอบๆ ตัวใช้ Evernote ก็เพราะเหตุนี้
7. พยายามเช็คเมลให้จบทุกฉบับก่อนกลับบ้าน
ฟังดูอาจจะเป็นวิธีที่ไม่เจ๋งเท่าไหร่ แต่อันนี้เป็นสิ่งที่ผมทำประจำเพราะส่วนตัวทำงานบริษัทอินเทอร์เน็ต คนในออฟฟิศแม้จะรู้ว่าผมชอบพูดคุยแบบเห็นหน้า แต่บางทีอยู่กันคนละชั้นจะหาเวลาเจอตัวเราไม่ได้ระหว่างวัน (และหาเวลาประชุมในอาทิตย์นั้นก็ไม่ได้) ก็ชอบส่งเมลมา ผมก็จะรีบเช็ครีบตอบเขาไปให้เร็วที่สุด บางคนอาจจะมีวิธีกด “Mark as Read” ไปโดยไม่อ่าน แต่ผมจะทำใจไม่ได้ครับ จะเช็คเมลด้วยตัวเองทุกฉบับก่อน เวลานอนก็จะสบายใจ ไม่กังวลว่ามีอะไรค้างคา
แล้วคุณล่ะ มี tips อะไรมาแชร์บ้างไหม อยากเรียนรู้ tips ของคุณเหมือนกันครับ
เกี่ยวกับคอลัมน์ Digital tips: สมัยนี้เวลาคนเราน้อยลง การอ่าน Best Practice ต่างๆ ใน thumbsup จะช่วยให้คุณทำงานได้ดีขึ้น แต่ Best Practice ที่เขียนกันมาทีนึงก็ย๊าวยาว (ใครจะมีเวลาอ่านอะไรยาวๆ ถ้าอย่างนั้น?) จะดีไหมถ้ามีคอลัมน์รายสะดวก (รายสัปดาห์ ถ้าเป็นไปได้) ในการแชร์ประสบการณ์เชิง tips & tricks ของคนทำงานธุรกิจดิจิทัลแบบสั้นๆ อ่านได้ง่ายจบในไม่กี่อึดใจ ไม่เยิ่นเย้อ แต่ตกตะกอนมาแล้ว ก็คงจะเป็นประโยชน์กับ thumbsupers ไม่มากก็น้อย