เขียนอีเมลสมัครงานอย่างไรให้โดนใจฝ่ายบุคคล

หัวข้ออีเมล (Subject) มักเป็นด่านแรกที่ผู้รับจะเลือกเปิดอ่าน ดังนั้น เมื่อคุณกำลังมองหางานใหม่และตำแหน่งที่ยื่นใบสมัครมีคู่แข่งจำนวนมากก็ต้องเขียนหัวข้อให้โดนใจคนอ่าน และนี่จะเป็นเคล็ดลับในการเขียนหัวข้อสมัครงานที่โดนใจผู้รับค่ะ

ในแต่ละวัน ฝ่ายบุคคลจะได้รับจดหมายสมัครงาน อีเมลธุรกิจและเรื่องการทำงานต่างๆ จำนวนมาก จึงยากที่บุคคลเหล่านี้จะสังเกตเห็นอีเมลสมัครงานของคุณได้อย่างรวดเร็ว เพราะอีเมลถือว่าเป็นด่านแรกของการติดต่อระหว่างผู้หางานและผู้จ้างงาน การสร้างความต่างตั้งแต่หัวข้อนั้นไม่เพียงสื่อสารว่าคุณเป็นใครและต้องการอะไรแต่ยังเป็นเครื่องมือทางการตลาดที่แสดงให้เห็นว่าคุณมีความโดดเด่นและกระตุ้นให้ผู้รับอยากคลิกเข้าไปอ่านอีเมลของคุณ และนี่คือวิธีที่จะช่วยให้คุณมีโอกาสส่งอีเมลถึงมือผู้รับได้อย่างรวดเร็ว

• ใช้คำให้สั้นกระชับ

Amanda Augustine ผู้เชี่ยวชาญของ TopResume ผู้เชี่ยวชาญด้านการหางานและสื่อสารแนะนำว่า ต้องเขียนหัวข้อที่สมบูรณ์ภายใน 60 ตัวอีกษร บนหัวเรื่องของอีเมลที่ต้องการส่ง ในขณะที่บนมือถือจะแสดงเพียง 25-30 ตัวอักษร และตัดคำที่ไม่จำเป็นออก เช่น สวัสดี ขอบคุณ เพราะใช้ตัวอักษรประมาณ 6-8 คำแล้ว เช่น ผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคล (**จำนวนคำในเนื้อหาเป็นภาษาอังกฤษก็เลยระบุมาน้อยนะคะ แต่ภาษาไทยอาจเยอะกว่านั้นต้องลองนับกันดู)

• ระบุใจความสำคัญตั้งแต่ต้น

Dmitri Leonov รองประธานฝ่ายบริการการจัดการอีเมล Sanebox เผยว่า มีอีเมลกว่า 50% ที่ฝ่ายบุคคลต้องอ่านได้บนมือถือ เพราะคุณจะไม่ทราบว่าผู้จัดการเรื่องการจ้างงานจะเห็นข้อความของคุณจากบนอุปกรณ์สื่อสารหรือไม่ ดังนั้น การใส่ข้อมูลที่สำคัญบนหัวเรื่องจะดึงดูดความสนใจดีกว่าการใส่ข้อความไร้สาระ จนอาจถูกตัดออกตั้งแต่แรก เช่น ผู้จัดการฝ่ายการตลาดที่มีประสบการณ์ 8 ปี

• ชัดเจนและเจาะจง

บริษัทรับสมัครงานแนะนำว่าพวกเขาใช้เครื่องมือในการช่วยสแกนอีเมล โดยจะใช้เวลาเพียง 6 นาทีในการตรวจประวัติผู้สมัคร และช่วยสแกนหัวข้ออีเมลของผู้หางานเพียงเล็กน้อย หากหัวข้อไม่สื่อว่าคุณเป็นใคร พวกเขาจะไม่เปิดดูอีเมลเลย ยิ่งการเขียนหัวข้อที่คลุมเครือ เช่น “résumé for opening,” แทนที่จะระบุไปเลยชัดๆ ว่า John Smith ต้องการสมัครตำแหน่งฝ่ายขาย

• ใช้ตรรกะในการเขียนคำเพื่อให้ระบบค้นหาและคัดกรองง่าย

ผู้ว่าจ้างมักจะมีวิธีการกรองข้อมูลและจัดเก็บเข้าไปในโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นเพื่อจัดการอีเมลจำนวนมหาศาลที่เข้ามาในแต่ละวัน จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมต้องมีคำชี้เฉพาะ อย่าง “job application” หรือ ”job candidate” ที่จะทำให้ค้นหาได้ภายหลัง เช่น สมัครงาน John Smith ตำแหน่งผู้จัดการด้านโซเชียลมีเดีย

• การใส่ชื่อและตำแหน่งมาพร้อมกัน

สำหรับใบสมัครงานตามมาตรฐานควรมีข้อมูลที่สำคัญที่สุดรวมไว้ในบรรทัดแรก เช่น ชื่อตำแหน่งที่จะสมัคร ชื่อและ ID (ถ้ามี) อย่างน้อยผู้จัดการที่ได้เห็นจะได้มีความพยายามในการถอดรหัส เช่น Data Scientist No.123456 ใบสมัคร John Smith

• ระบุชื่อและคุณสมบัติให้ชัดเจน

เขียนหัวเรื่องที่จะแยกได้อย่างรวดเร็วเมื่อเห็นเพียงแค่แวบแรกหรือจะเป็นคำย่อก็ได้ เช่น MBA, CPA หรือ Ph.D. หลังจากระบุชื่อและตำแหน่งที่คุณต้องการสมัคร ตัวอย่าง ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด John Smith, MBA

• ถ้ามีบุคคลอ้างอิงก็ให้ใส่ชื่อระบุไปด้วย

หากงานที่ไปสมัครเป็นการแนะนำจากคนรู้จักอย่าเขียนไว้ในเนื้อหาอีเมลแต่ให้ใส่ไว้ตั้งแต่ต้นของหัวเรื่องด้วยชื่อของคนที่แนะนำให้คุณมาสมัคร เช่น ผู้แนะนำ Jane Brown ตำแหน่ง Technical Writer เป็นต้น

• อย่าใช้ CAPS ในเนื้อหาทั้งหมด

การใช้ caps อาจได้รับความสนใจจากบางคน แต่เป็นหนทางที่ผิด เมื่อเทียบกับการเขียนหรือสะกดด้วยตัวอักษรที่อ่านง่าย ลองใช้เครื่องขีดกลาง หรือ ทับ เพื่อแยกความคิด และหลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์เล็ก ตัวอักษรพิเศษ เครื่องหมายต่างๆ เพราะจะทำให้ดูน่ารำคาญ เช่น Job Inquiry: Award-Winning Creative Director now in New York (**กรณีนี้อาจหมายถึงการสะกดคำ และขนาดตัวอักษรไม่ควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด แต่ให้เขียนแบบสลับกันตัวเล็กใหญ่ จะดูน่าสนใจกว่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด)

ลองนำไปปรับใช้กันดูนะคะ สำหรับคนที่กำลังมองหางานหรืออยากลองสมัครในตำแหน่งใหม่ๆ ที่มีคู่แข่งจำนวนมาก หากใครนำวิธีเหล่านี้ไปใช้งานแล้วก็บอกเล่ากันได้นะคะ ว่าประสบความสำเร็จหรือไม่

ที่มา: Business Insider