ทุกวันนี้เวลามี Event ที่ไหน นักการตลาดเจ้าของแบรนด์ต่างๆ ก็มักจะเริ่มให้ความสำคัญกับการเผยแพร่ผ่าน Social media ด้วย วันนี้ผมเลยขอรวบรวมเอาขั้นตอนการทำงาน มาฝากว่าทำอย่างไรที่เราจะตระเตรียม Twitter, Facebook, EventBrite อย่างไรให้เวิร์ค มาดูกันเลยครับ
Social media เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สร้างความสำเร็จของ Event ได้ดี ไม่ว่าจะใช้การดึงคนเข้างาน หรือรายงานความเคลื่อนไหวในงาน หรือแม้แต่ตอบคำถามคนจากทั้งภายในและภายนอกงาน ตัวอย่างที่เห็นชัดๆ สำหรับคนทั่วไป ลองนึกภาพการรายงานความเคลื่อนไหวของรายการ The Voice ดูครับ จะมีข้อความจาก Twitter จากทางบ้านมาโชว์บนจอทีวี แถมยังมีการเอาคำถามจากคนทางบ้านมาถามผู้เข้าประกวดด้วย เก๋ไปอีกแบบ
ขั้นตอนที่ 1: สร้างกระแสก่อนงานเริ่ม
เราไม่ต้องรอให้งานเริ่มจริงๆ ก่อนแล้วค่อยสร้างกระแส ประเดิมกันด้วยการสร้างหน้าลงทะเบียนก่อนเลยอาจจะเริ่มด้วย Facebook Event, EventBrite, Upcoming.org ฯลฯ อันนี้แล้วแต่ด้วยว่างานของคุณเป็นงานแบบเปิดให้คนทั่วไปเข้าชมได้หรือเปล่า
ขั้นตอนที่ 2: Sharing Buzz
พยายามบอกให้คนที่มาร่วมงานของคุณทุกคนแชร์รายละเอียดด้วยการให้ข้อเสนอนิดๆ หน่อยๆ อาจจะบอกว่า ใครที่แชร์ Event ของคุณแล้ว capture หน้าจอเก็บไว้เอามาลุ้นรับรางวัลพิเศษท้ายงาน ในหน้าเว็บไซต์ของคุณเองก็ควรจะมีพวก Social sharing ให้คนได้ช่วยแชร์ง่ายๆ หน่อย
ขั้นตอนที่ 3: ตั้ง Official Hashtag
อันนี้เห็นในเมืองไทยทำกันค่อนข้างบ่อย เช่นถ้าไปงานๆ นี้จะต้องใช้ Twitter Hastag ร่วมกันสักตัว อย่างวันก่อน thumbsup จัดงาน Digital Matters ก็ใช้ hashtag #dmatters แต่หลังๆ นี้แบรนด์ต่างๆ มักจะใช้กันเยอะมาก รายงานจนบางทีดูเหมือนสแปมไปเลยก็ได้? อันนี้ผู้จัดงานก็ต้องระวังหน่อยนะครับ ไม่งั้นบางทีแทนที่จะได้รับความสนใจจากคนทั่วไป จะกลายเป็นได้รับความรำคาญแทน
ขั้นตอนที่ 4: ขอความเห็นจากคนร่วมงาน
ขอความเห็นจากคนร่วมงาน (ก่อนที่จะเริ่มงานจริง) ก็ไม่เลวนะครับ ยกตัวอย่าง งาน SXSW ที่อเมริกามักจะถามคนที่สนใจเข้าร่วมงานว่าปีนี้อยากให้มีอะไร ไม่อยากให้มีอะไรในงาน วิธีการก็ง่ายๆ ครับ เพียงแค่จัดทำ Poll จะใช้ PollDaddy หรือพวก TwtPoll ก่อนงานเริ่มก็ได้
ขั้นตอนที่ 5: สร้างกระแสแนวข่าวลือ
ในปี 2009 มีการปล่อยข่าวลือกันบน Twitter ว่านักแสดงตลกชื่อดัง Dave Chappell จะเปิดการแสดง secret midnight show ที่ Portland?s Pioneer Square แต่ไม่มีใครยืนยันได้ว่าเป็นจริงหรือหลอก แต่งานนี้ก็มีคนไปร่วมงานกว่า 5,000 คน แต่เวลาผ่านไปจนตีหนึ่งก็ไม่มีใครออกมา จนกระทั่งจู่ๆ Dave Chappell ก็เดินออกมาจากหลังเวทีแล้วเซอร์ไพร์สแฟนๆ ด้วยการแสดงจริงๆ ขั้นตอนนี้ผมอ่านจากที่ฝรั่งเขาเขียนแล้วก็เข้าใจว่าเมืองนอกทำแล้วได้ผล แต่บ้านเราไม่แน่ใจนะครับ
ขั้นตอนที่ 6: จัดทำ Twitter wall ในงาน
ในงานจะต้องมีเปิดให้ถามตอบ เราก็ไม่ต้องถามตอบด้วยไมโครโฟนแบบปกติก็ได้ แต่เราอาจถามคนทางบ้านที่อยากตั้งคำถามกับคนในงานด้วยก็ได้? นอกจากนั้นก็ทำเป็น Twitter wall ให้คนในงานดูกันเก๋ๆ แต่ผมแนะเลยครับว่าจะต้องมีทีมงาน Moderation คอยอ่านนิดนึง ไม่งั้นในงานคนที่เป็นพิธีกรอาจจะไม่มีจังหวะได้อ่าน Twitter wall ก็ได้ และคำถามที่เข้ามาอาจจะไม่สอดคล้องกับ flow ในงานก็ได้
ขั้นตอนที่ 7: เปิดให้คนแชร์รูปกันได้ง่ายๆ
คุณควรจะมี Photo page ของคุณสักที่ไว้แชร์รูปภาพกัน เช่น Flickr Page, Facebook Album ไว้ให้คนที่อยู่ในงานสามารถไปเอารูปมาแชร์ได้ทั้งขณะที่อยู่ในงาน หรือหลังงาน ทางทีมงาน Moderation ก็ควรจะตั้งทีมคอยแชร์ภาพออกมาให้คนเห็นกันตลอดงาน คนก็จะแชร์กันมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 8: แชร์ Location
อีก Social media ที่คนไทยชอบใช้ก็คือ Foursquare คุณอาจจะเปิดให้คน Check-in แล้วลุ้นรับรางวัลบนเวทีในงานหรือให้ส่วนลดสินค้าและบริการของคุณก็ได้
ขั้นตอนที่ 9: Broadcast event ของคุณให้คนทั่วโลกเข้าชมได้
คุณอาจจะถ่ายทอดสดด้วย Live Streaming หรือจะอัดเสียง อัดวิดีโอไว้สำหรับคนที่มาร่วมงานไม่ได้ ซึ่งตรงนี้จะลดค่าใช้จ่ายได้หลายอย่าง อาทิค่าสถานที่ที่จำกัดคนเข้างาน ค่าโรงแรมของแขกที่มาพูด เราใช้เครื่องมือได้หลายตัวเลยครับ เช่น UStream, Facebook, YouTube channel จะทำมันทั้งงานหรือบางส่วนก็ได้ ส่วนตัวผมเองเคยเชิญแขกรับเชิญมาพูดผ่านทาง Skype มาให้คนใน Event ฟัง แล้วแชร์ผ่านทาง YouTube บอกได้เลยว่าเวิร์คมาก แต่ต้องลงทุนเรื่องระบบเสียงนิดนึงนะครับ ไม่งั้นเดี๋ยวคุณภาพของภาพและเสียงจะออกมาไม่ดี
ขั้นตอนที่ 10: เอา QR Code มาเล่นเกม หรือกระตุ้นให้คนเดินทั่วทุกบูธใน Event
อีกวิธีหนึ่งที่เราเอา QR Code มาใช้ประโยชน์ได้ จะเล่นสนุกๆ หรือต้องการกระตุ้นให้คนทำอะไรตามที่เราต้องการก็ได้ เช่น ใครที่มาแวะที่บูธของเรา อาจจะสแกน QR ไปลุ้นรางวัล หรือถ้าเข้าไปในงานแล้วกระตุ้นให้ผู้ร่วมงานแวะเยี่ยมชมบูธทุกบูธในงานแล้วได้ของที่ระลึก เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 11: เอา Twitter Wall เผยแพร่ให้คนทั่วไปได้ชม
วิธีนี้ง่ายครับ เพียงเอา Storify เก็บ Tweets เก็บวิดีโอและรูปทั้งหมดไปแชร์ในเว็บไซต์และ social media ของคุณ แค่นี้ก็เอาจำนวนผู้ชมมารายงานยอดให้ที่บริษัทได้แล้ว
ขั้นตอนที่ 12: แชร์ Presentations ของคุณด้วย
อันนี้เป็นธรรมเนียมว่าถ้าแชร์สไลด์ได้ก็อย่าลืมเอาลง Slideshare กันด้วยเพื่อให้คนทั่วไปสามารถเข้าถึงข้อมูลดีๆ ได้ และมันจะช่วยให้งานต่อไปของคุณมีคนมาร่วมมากขึ้นก็เป็นได้
อีกอย่างหนึ่งที่เรายังอยากจะแชร์ก็คือ เบื้องหลังการทำงานที่สำคัญมากๆ การสร้างกระแสของงาน Event จะไม่ค่อยมีประสิทธิภาพหากขาดการ Moderation หรือการควบคุมบทสนทนาให้เป็นไปในทางที่เราต้องการ อันนี้ผมเจอมากับตัวเอง คือบอกกับคนในงานว่า Official hashtag เป็นอะไร แล้วก็ช่วยกัน tweet ช่วยกันแชร์ทาง Social media ออกไป แต่คนที่อยู่ทางบ้านดูแล้วรู้สึกว่ามันเยอะเกินไป หรือไม่ก็ดูแล้วไม่เข้าใจว่าในงานมีลำดับงานอย่างไร อันนี้ผมแนะนำว่า เราไม่ควรมุ่งหวังอะไรกับ Hashtag มากเกินไปนัก และไม่ควรมานั่งนับ KPI กันเป็น impression ที่เกิดขึ้น แต่ควรนับว่าคนที่ติดตามอยู่ทาง Social media ของเรานั้นเข้าใจหรือไม่ว่าเรานำเสนออะไร แค่นั้นก็เพียงพอ
ที่มา: Social Media Examiner
ภาพ: SocialMedia.biz