สำหรับมนุษย์เงินเดือนหลายๆ คน การประชุมอาจจะเป็นกิจกรรมที่กินเวลามากกว่าการทำงานซะอีก บางครั้งก็ยังเป็นกิจกรรมที่น่าเบื่ออีกต่างหาก วันนี้เราเลยมีเคล็ดลับง่ายๆ 3 วิธีที่ทำแล้วอาจจะช่วยให้การประชุมของเราดีขึ้น เร็วขึ้น และสนุกมากขึ้น
ย้ายเก้าอี้ออกจากห้องประชุมให้หมด
การกำจัดเก้าอี้ออกจากห้องประชุมจะทำให้ผู้เข้าประชุมมีส่วนร่วมในการระดมสมองกันมากขึ้น อ้างอิงจากผลการวิจัยของ Olin Business School แห่ง Washington University ที่ทดลองด้วยการเปรียบเทียบการมีส่วนร่วมในที่ประชุมระหว่างกลุ่มตัวอย่างที่นั่งและยืน ผลการศึกษาพบว่ากลุ่มที่ยืนประชุมจะมีส่วนร่วมในการนำเสนอความคิดให้กับที่ประชุมมากกว่า
พูด!
Dick Axelrod ผู้เขียนหนังสือ “Let’s Stop Meeting Like This” (เลิกประชุมแบบนี้กันซะทีเถอะ) แนะนำว่าควรจะเริ่มการประชุมด้วยการปล่อยให้ทุกคนได้พูดในสิ่งที่อยากจะพูด เรื่องที่อยู่ในใจ เรื่องที่กำลังคิด และสิ่งที่ต้องการจากการประชุมครั้งนี้
บางคนอาจจะต้องการข้อมูลบางอย่างที่เจาะจง บางคนอาจจะต้องออกจากห้องประชุมก่อนเวลาที่กำหนด และบางคนอาจจะอยากถอนหายใจยาวๆ ด้วยความเบื่อหน่ายเมื่อต้องอยู่ในห้องประชุมทั้งวัน ดังนั้น การทำให้ความต้องการของทุกคนกลายเป็นเรื่องส่วนรวมในที่ประชุมจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนได้ในสิ่งที่ต้องการเมื่อออกจากห้องประชุมไป
นอกจากนี้ การปล่อยให้พวกเขาได้พูดถึงสิ่งที่รบกวนจิตใจตั้งแต่ต้น ก็จะช่วยให้สมองของพวกเขาปลอดโปร่ง พร้อมที่จะทำงานมากขึ้น
ทำให้การเข้าประชุมเกิดจากความสมัครใจ
ปัจจัยหนึ่งที่ทำให้การประชุมไม่ค่อยจะเวิร์ก คือผู้เข้าร่วมประชุมไม่รู้สึกเต็มใจที่จะเข้าประชุม บางทีก็ต้องมาตามชื่อตำแหน่ง หรือหน้าที่ ที่คนอื่นคิดว่าการประชุมครั้งนั้นมันคงจะเกี่ยวกับเรา ดังนั้น ทำให้การประชุมเป็นความสมัครใจของผู้เข้าร่วมประชุม ไม่ใช่ต้องมาตามหน้าที่หรือชื่อตำแหน่ง
Eric Lindblad รองประธานของบริษัท Boeing กล่าวว่าเขามักจะปล่อยให้เป็นการตัดสินใจชองพนักงาน ว่าจะเข้าประชุมหรือไม่ หรือจะออกจากห้องประชุมเร็วกว่ากำหนดก็ได้ ถ้าหัวข้อการประชุมไม่เกี่ยวอะไรกับสิ่งที่พวกเขารับผิดชอบ พวกเขาจะอยู่ในห้องประชุมก็เพราะอยากที่จะอยู่
หลายๆ คนอาจจะคิดว่าถ้าเป็นแบบนี้ก็คงจะไม่มีใครเข้าประชุมแน่ๆ เพราะมันดูเป็นกิจกรรมที่น่าเบื่อ แต่จริงๆ แล้ว งานของแต่ละคนจะเดินหน้าได้ก็ต้องอาศัยการระดมสมองจากเพื่อนร่วมงานด้วย ซึ่งมันก็คือแก่นสารของการประชุมนั่นเอง
ที่มา : Fastcompany