เขียนอีเมลอย่างไรให้คนอยากตอบกลับ

อีเมลยังคงเป็นวิธีการสื่อสารที่คนในออฟฟิศใช้กันมากที่สุด เพราะมันเป็นหลักฐานอ้างอิงได้ดี แต่ปัญหาคือมันไม่ใช่การสื่อสารแบบเรียลไทม์ เมื่ออีกฝ่ายไม่ตอบกลับ เราก็ต้องรอ อาจจะส่งผลให้งานล่าช้า หรือต้องโทรจิก ซึ่งก็อาจจะทำให้เกิดดราม่าในออฟฟิศได้ เราจึงมีเคล็ดลับการเขียนอีเมลให้คนอยากตอบกลับมาแนะนำค่ะ

สั้น กระชับ

อีเมลไม่ใช่นิยายหรือประวัติบุคคล ดังนั้น ไม่ต้องสาธยายให้มากความถ้าไม่จำเป็น ทำให้มันสั้นเข้าไว้ และตรงเข้าสู่ประเด็นที่ต้องการจะบอก ไม่ต้องกลัวว่าจะไม่ได้อธิบายรายละเอียดที่อยากจะบอก ถ้าคนรับเขาตอบกลับมานั่นแปลว่าเขาอยากรู้รายละเอียดเพิ่มเติมแล้ว

ขื่นชมสิ่งที่อีกฝ่ายทำอย่างจริงใจ

การชื่นชมในที่นี้ไม่ได้แปลว่าต้องอวยจนเว่อร์ การแสดงความประทับใจเล็กๆ น้อยๆ ที่มีต่อผลงานของอีกฝ่ายเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม แต่มีเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ คือควรจะชมแบบเฉพาะเจาะจง ไม่ใช่พูดกว้างๆ เพราะมันแสดงถึงความใส่ใจที่เรามีต่องานของเขา เช่น ลองเปลี่ยนจาก “รายงานฉบับนี้ทำดีมาก” เป็น “รายงานฉบับนี้ครอบคลุมรายละเอียดทุกด้านเลย ทำดีมาก” เป็นต้น

แสดงเป้าหมายชัดเจน

ถ้าอยากได้รับการตอบกลับ ต้องแน่ใจว่าเขียนสิ่งที่ต้องการเอาไว้ในอีเมลแล้ว อย่าเขียนเป็นประโยคปลายเปิดกว้างๆ ที่ปล่อยให้ผู้อ่านตีความเอาเอง และที่สำคัญคืออย่าถามหาอะไรที่สามารถหาคำตอบได้จาก Google หรือเว็บไซต์ต่างๆ ด้วยเวลาไม่กี่นาที

ทำให้มันง่ายสำหรับคนตอบ  

ทำให้พวกเขาตัดสนใจที่จะตอบกลับได้ง่าย เพียงแค่อย่าถามหาอะไรที่มันไม่อยู่ในขอบเขตความรับผิดชอบของเขา แสดงให้เขารู้ว่าทำไมเราจึงต้องการความช่วยเหลือจากเขา ในกรณีที่การตอบกลับอีเมลไม่ได้สร้างผลประโยชน์อะไรให้กับอีกฝ่าย อย่างน้อยๆ ก็ต้องขอในสิ่งที่อีกฝ่ายไม่ต้องใช้ความพยายามในการตอบกลับมากจนเกินไป เช่น ขอรายงานยอดขายย้อนหลังของสัปดาห์ที่แล้ว ไม่ใช่ตั้งแต่ 3 ปีที่แล้วมาจนถึงปัจจุบัน เป็นต้น

ลองอ่านออกเสียงดังๆ

ก่อนที่จะกด Send ลองอ่านอีเมลที่เราเขียนแบบออกเสียง มันจะเป็นการพิสูจน์อักษรไปในตัว เพื่อที่เราจะได้แน่ใจว่าไม่มีการพิมพ์ผิด และถ้าเราใช้เวลาอ่านเกิน 1 นาที ก็ควรจะตัดให้มันสั้นลง

ที่มา : Inc.