ต่างชาติใช้คำว่า “perfect email” เพื่ออธิบายถึงอีเมลสมบูรณ์แบบที่ผู้ส่งสามารถบรรลุจุดประสงค์ที่ต้องการ แต่ทุกวันนี้หลายคนอาจยังไม่สามารถสร้างอีเมลสมบูรณ์แบบของตัวเองจนทำให้อีเมลที่ส่งไปไม่ได้รับการตอบกลับหรือเปิดอ่าน เพราะคนเหล่านี้หลงลืม 4 ส่วนผสมสำคัญในอีเมลไป
ในแต่ละวันเราใช้อีเมลแทบจะตลอดเวลา ไม่ว่าจะใช้สมัครงาน หรือใช้โต้ตอบกับลูกค้า หรือส่งลิงค์ YouTube ไปให้เพื่อนๆ จากรายงานการใช้งานอีเมลเพื่อการตลาดในปี 2012 รายงานเอาไว้ว่าในแต่ละวันมีอีเมลกว่า 250,000 ล้านฉบับถูกส่งออกไป หรือเท่ากับมีอีเมลถูกส่งในทุกๆ 0.00000035 วินาที
คงเป็นการเสียเวลาน่าดู ถ้าอีเมลที่เราส่งออกไปกลับถูกส่งตรงดิ่งไปลงถังขยะของผู้รับ เว็บไซต์ entrepreneur.com จึงวิเคราะห์ปัญหานี้โดยแบ่งอีเมลออกเป็น 4 ส่วน พร้อมยกให้ 4 ส่วนนี้เป็นส่วนประกอบสำคัญของอีเมล
ส่วนแรกของอีเมลก็คือหัวข้อ (subject line) คำแนะนำของ entrepreneur.com คือหัวข้อของอีเมลควรจะบอกถึงเนื้อหาของอีเมลได้อย่างถูกต้อง และกระตุ้นให้ผู้รับเกิดความอยากรู้ หลีกเลี่ยงการใช้ข้อความที่คล้ายกับอีเมลสแปม เช่น ฿฿฿ หรือ $$$ นอกจากนี้ การใช้หัวข้อที่ไม่เกี่ยวกับเนื้อหาในอีเมลอาจจะสร้างความรู้สึกที่ไม่ดีให้กับผู้รับ
ส่วนถัดมาของอีเมลคือคำขึ้นต้น ส่วนนี้เป็นส่วนที่จะบ่งบอกถึงน้ำเสียงของอีเมล การเลือกคำที่ดูเป็นทางการมากเกินไปหรือน้อยเกินไป อาจจะทำให้ผู้รับมีความรู้สึกที่ไม่ดี นอกจากนี้หากเรารู้ชื่อของผู้รับก็ควรจะใส่ลงไปด้วย เพราะเราต้องการสร้างความสัมพันธ์กับผู้รับ น้ำเสียงที่ดูเป็นมิตรย่อมดีกว่า
ส่วนที่ 3 คือเนื้อหา ส่วนนี้เป็นสิ่งที่เราต้องให้ความสำคัญมากที่สุด อีเมลที่ยืดยาวเยิ่นเย้อเกินไป ผู้รับบางคนคงไม่เสียเวลาทนอ่านจนจบ ดังนั้นจึงควรเขียนเนื้อหาให้กระชับ, เข้าใจง่าย และชัดเจน
ส่วนสุดท้ายคือคำปิดท้ายของอีเมล ซึ่งก็มีความสำคัญมากพอกับส่วนเริ่มต้น เราควรจบอีเมลด้วยการบอกผู้รับว่าเราต้องการอะไร แต่อย่าให้ดูเป็นการออกคำสั่ง นอกจากนี้เพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ลองใส่ account ของโซเชียลมีเดียที่คุณมี เช่น Twitter หรือ Facebook เพื่อที่ผู้รับจะได้รู้จักคุณมากขึ้น
ลองเอาคำแนะนำจากเราไปใช้ในเมลที่คุณกำลังเขียนอยู่ดูก่อน ไม่แน่ว่าคุณอาจจะได้ลูกค้าเพิ่มมากขึ้นก็ได้
ที่มา: Entrepreneur