ไม่ว่าเรียนหรือทำงานเราทุกคนต่างต้องการให้ตัวเองมีความ Productive ทั้งนั้น เพราะนั่นหมายถึงการจัดการบริหารเวลาได้ดี ผลลัพธ์คือมีประสิทธิภาพมากกว่า ซึ่งรวมถึงชีวิตที่มีระบบระเบียบหรือ Work life balance ที่มากขึ้น
เว็บไซต์ camdenkelly ชี้ว่าความ Productive ประกอบไปด้วยสองปัจจัยสำคัญนั่นคือพลังงานและการจัดลำดับความสำคัญ ‘พลังงาน’ ตีความได้หลายความหมาย อาจเป็นความขยัน ความสามารถ รวมถึงการทำในสิ่งที่รัก ซึ่งจะส่งผลให้เราได้ทำงานได้มากขึ้นและจดจ่อได้นานกว่าเดิม
ส่วนการ ‘จัดลำดับความสำคัญ’ เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่หลายคนมักมองข้าม ถ้าจัดลำดับความสำคัญผิดก็เหมือนเราสูญเสียเวลาและพลังงานที่มีค่าไปในสิ่งที่ไม่ได้สำคัญจริงๆ ซึ่งความ Productive ก็คงไม่เกิดขึ้นถ้าเราไม่จัดลำดับความสำคัญ
แล้วเราจะเริ่มจัดลำดับความสำคัญอย่างไรได้บ้าง งานหลักก็ต้องทำ ประชุมก็ต้องเข้า งานแทรกก็มาเรื่อยๆ มาลองจัดลำดับความสำคัญตาม 4 วิธีนี้กันครับ
1) ชั่งน้ำหนักระหว่างงานสำคัญกับงานเร่งด่วน
การตั้งคำถามจะช่วยแบ่งให้เรารู้ว่างานไหนคืองานสำคัญและงานไหนคืองานเร่งด่วน อาทิ งานนี้ส่งผลดีต่องานเราแค่ไหน งานนี้ส่งผลให้เราไปสู่เป้าหมายแค่ไหน ต้องทำตอนนี้เลยไหม ส่งต่อให้คนอื่นหรือทำทีหลังได้ไหม?
วิธีนี้เรียกว่า Eisenhower Box ซึ่งแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้
- งานสำคัญและด่วน งานที่ต้องทำทันที ต้องให้ความสำคัญเป็นลำดับแรก
- งานสำคัญแต่ไม่ด่วน งานที่ทำทีหลังได้ แต่ต้องทำ
- งานไม่สำคัญแต่ด่วน งานที่ให้คนอื่นทำแทนได้
- งานไม่สำคัญและไม่ด่วน งานที่ว่างจากสิ่งอื่นๆ แล้วค่อยทำ
2) หลีกเลี่ยงการทำหลายอย่างพร้อมกัน
หลายคนคงเคยทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking) แต่งานวิจัยหนึ่งชี้ว่าการทำงานในปริมาณ (Quantity) ที่เพิ่มขึ้น จะส่งผลให้คุณภาพ (Quality) ของงานลดลง ดังนั้น การจัดลำดับความสำคัญจะช่วยให้งานที่สำคัญได้อยู่ในมาตรฐานสูงสุด การหลีกเลี่ยงงานยิบย่อยที่เข้ามาแทรกจะช่วยให้เราทำงานมีคุณภาพมากขึ้น
3) อยู่บนพื้นฐานความเป็นจริง
ไม่ว่าจะจัดลำดับความสำคัญ แต่สิ่งที่เราทำได้ในแต่ละวันก็มีข้อจำกัดและอาจถูกรบกวนจากงานอื่นๆ ดังนั้นเราจึงต้องจัดลำดับความสำคัญให้เหมาะสมกับความเป็นจริง งานที่สำคัญและเร่งด่วนแน่นอนว่าต้องมาก่อน ส่วนงานที่รองลงมาอาจไม่เสร็จในวันนั้น แต่เราจะมีสมาธิในการจดจ่อและเข้าสู่เป้าหมายได้มากยิ่งขึ้น
4) ยอมเสียเวลาเพื่อจัดลำดับความสำคัญใหม่
ในทางจิตวิทยามนุษย์จะรู้สึกถูกบังคับให้ทำบางสิ่งต่อไป เพราะเราได้ทุ่มเทเวลาและความพยายามลงไปแล้ว ความเข้าใจผิดนี้ทำให้การจัดลำดับความสำคัญเสียระบบ สิ่งที่ดีที่สุดคือเดินหน้าต่อไปและหยุดทำงานที่ไม่สำคัญ จัดลำดับความสำคัญใหม่เพื่อให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและงานสำคัญสำเร็จลุล่วง
ดังนั้น การเป็นคน Productive ไม่ได้หมายความถึงการทำงานได้ทั้งวันทั้งคืนหรือทำงานได้จำนวนมาก แต่หมายถึง การเป็นคนที่รู้จักจัดลำดับความสำคัญและรู้จักจัดการเวลาได้อย่างเป็นระบบ ซึ่งจะก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงในระยะยาวและช่วยให้ไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ที่มา Camdenkelly, Wework