การทำงานอย่างอิสระนอกออฟฟิศ หรือ Remote Working นั้น เรียกว่าเป็นที่นิยมขึ้นเรื่อยๆ สำหรับองค์กรรุ่นใหม่ หรือองค์กรด้านเทคโนโลยี เพราะด้วยการทำงานรูปแบบเดิมอาจไม่ตอบโจทย์การใช้ชีวิตอีกต่อไป ยิ่งเป็นบริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Google ด้วยแล้ว การทำงานนอกสถานที่ช่วยตอบโจทย์ชาว Googlee ที่มีอยู่กว่าทั่วโลกได้เป็นอย่างดี
หัวหน้าทีม People Innovation Lab ของ Google ที่โชว์ผลการสำรวจที่ลงลึกสัมภาษณ์พนักงานกว่า 5,600 คน เกี่ยวกับการทำงานทางไกลจากบ้านและสถานที่ต่างๆ จนทำให้พบความคิดหลายแง่มุมที่ทีม HR ของหลายบริษัทไม่เคยรู้ว่าคนที่ไม่ได้เข้าออฟฟิศเกิดความกังวลในประเด็นไหนบ้าง
Veronica Gilrane คือหัวหน้าทีมคนนั้น โดยเธอรู้ว่าการทำงานจากระยะไกลอาจไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป เธอจึงเป็นส่วนหนึ่งที่ผลักดันให้ Google ลงมือศึกษาเพื่อให้เข้าใจถึงวิธีการทำงานจากทางไกลให้ดีขึ้น ซึ่งจะเป็นส่วนสำคัญกับ Google ที่เป็นบริษัทใหญ่ระดับโลก โดยประมาณ 30% ของการประชุมที่ Google ต้องใช้พนักงานในหลายประเทศมากกว่า 2 ไทม์โซน และราว 39% ของการประชุมนั้นใช้พนักงานมากกว่า 2 เมือง
จากการศึกษานานกว่า 2 ปีผ่านพนักงาน 5,600 คนในสหรัฐอเมริกา เอเชีย ยุโรป ตะวันออกกลาง และแอฟริกา Veronica Gilrane ระบุในรายงานว่าสมมติฐานแรกเริ่มที่ตั้งไว้ คือทีมงานที่กระจายตัวอาจจะไม่มีประสิทธิภาพเท่าการรวมทีมงานเข้าสู่ศูนย์กลาง แสดงว่าแม้แต่บริษัทด้านเทคโนโลยีก็ยังมองว่าการประชุมทางไกลอาจมีช่องโหว่
Gilrane ยอมรับว่ากังวลเล็กน้อยเกี่ยวกับ remote work โดยบอกว่าเธอรู้สึกประหลาดใจที่พบว่า ทีมที่กระจายตัวก็สามารถประสานงานได้ดีไม่แพ้กัน แต่น่าเสียดายที่พบว่ามีความยุ่งยากในการทำงานจากระยะไกลมากขึ้น โดยเฉพาะประเด็นว่าบางครั้ง คนทำงานในสำนักงานอื่นอาจรู้สึกเป็นภาระที่จะต้องเชื่อมตารางเวลาของตัวเองกับสำนักงานใหญ่ แถมบางรายยังรู้สึกถูกตัดการเชื่อมต่อจากทีมด้วย
3 เทคนิกยกระดับ remote work
เธอพบว่ามี 3 เทคนิคสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพให้พนักงานที่ทำงานแบบ remote work ได้แก่ การจัดการไทม์โซน การส่งเสริมความสัมพันธ์ที่แนบแน่น และการตกลงรูปแบบการทำงานที่ชัดเจน
Gilrane บอกว่าเทคนิกแรก คือ องค์กรควรจะต้องสร้างความยืดหยุ่นเกี่ยวกับเขตเวลาที่ต่างกัน สำหรับการประชุมทีมของเธอเองซึ่งมีทั้งพนักงานบนชายฝั่งตะวันตกและชายฝั่งตะวันออก Gilrane ตัดสินใจจัดให้ประชุมในเวลาที่แตกต่างกันทุกสัปดาห์ เพิ่มความสะดวกสบายสำหรับพนักงานในแต่ละเขตเวลา และหากต้องขยายไปสู่เขตเวลาที่หลากหลายมากขึ้น เช่น เวลามาตรฐานกรีนิชหรือเวลามาตรฐานของจีน ก็จะต้องแน่ใจว่าบริษัทควรสลับเวลาบ่อยครั้งเพื่อไม่ให้พนักงานรู้สึกว่าไม่ยุติธรรมเพราะอีกเขตเวลาหนึ่งมีความสะดวกกว่า
นอกจากนี้ บริษัทควรส่งเสริมความสัมพันธ์ที่แท้จริง คือ การให้เวลาสำหรับสมาชิกในทีมทั่วโลกได้ทำความรู้จักกัน จุดนี้เองที่เธอคิดว่า ผู้บริหารบริษัทควรคำนึงถึงอย่างมากว่า เมื่อไรควรใช้เทคโนโลยีประชุมทางไกล และเมื่อไรควรส่งตั๋วเครื่องบินเพื่อให้สมาชิกในทีมได้พบปะกันด้วยตนเอง ซึ่งแม้ว่าทีมงานที่กระจายตัวอยู่ทั่วโลกไม่สามารถพบเจอด้วยตนเองได้บ่อยครั้ง แต่ Gilrane มองว่าผู้บริหารบริษัทควรส่งเสริมให้พนักงานรู้จักกัน
ยกตัวอย่างเช่น ทีมของเธอเอง จัดให้ทุกคนได้พบกันสัปดาห์ 30 นาทีต่อครั้งโดยไม่มีวาระการประชุมผ่านวิดีโอแชต แถมบางที ทีมงานยังกินอาหารกลางวันหรืออาหารเช้าด้วยกันผ่านการแชต ซึ่ง Gilrane มองว่าเป็นการพักเบรกที่ดีทีเดียว
นอกจากนี้ เธอยังอธิบายเรื่องนี้ว่า การใช้วิดีโอแชตเป็นเรื่องสำคัญที่ทีมงานจะได้พบเจอกันเมื่อพูดคุยกัน ส่วนหนึ่งเป็นเพราะการมองเห็นใบหน้าของใครสักคนนั้น ให้ความรู้สึกที่ไม่เหมือนการอยู่คนเดียว วิดีโอแชตจึงช่วยได้มากในการอ่านอารมณ์หรือดูว่าสมาชิกในทีมกำลังทำอะไรอยู่
ต้องชัดเจน
อีกสิ่งที่ Gilrane คิดว่าผู้บริหารแบรนด์ควรตรวจสอบให้แน่ใจนั้นไม่ได้มีเพียงแค่การมองที่โครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีว่าสามารถรองรับทีมงานได้เพียงพอเท่านั้น แต่ควรมีการทำความเข้าใจล่วงหน้าและโปร่งใสเกี่ยวกับพื้นที่ที่สมาชิกในทีมสามารถทำงานได้ ซึ่งหากพนักงานสามารถทำงานได้จากระยะไกลจากสำนักงานหรือสถานที่อื่น ผู้บริหารก็ต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับกฎระเบียบเพื่อให้ชัดเจนว่าพนักงานบางคนไม่ได้รับสิทธิพิเศษเหนือคนอื่น
ที่สำคัญ Google จะเปิดให้พนักงานแต่ละคนกำหนดวัตถุประสงค์และคีย์ผลลัพธ์หลักของตัวเองเป็นรายไตรมาสหรือรายปี ซึ่งเป็น กรอบที่อาจช่วยให้พนักงานที่อยู่ไกลสำนักงาน สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประเด็นนี้ Gilrane คิดว่าการจัดการองค์กรและโครงสร้างจะช่วยให้ทีมทางไกลทำงานได้ดีกว่า เพราะทุกคนมีความเข้าใจที่ชัดเจนและจัดลำดับความสำคัญไว้แล้ว
ที่มา: : FastCompany