การจัดการเวลาเป็นปัญหาระดับชาติของคนทำงานที่เริ่มตั้งแต่ First Jobber หรือต่อให้ทำงานมาสักพักใหญ่แล้วก็ยังสามารถพบปัญหาเกี่ยวกับการจัดการเวลาได้ตลอด วันนี้เราจึงมาแนะนำเทคนิคที่ชื่อว่า ‘Time Boxing’ เพื่อมาปรับชีวิตทั้งงานและชีวิตส่วนตัวที่ยุ่งเหยิงให้กลับมามีระเบียบอีกครั้งค่ะ 😀
รู้จักเทคนิค Time Boxing
เทคนิค Time Boxing ก็เหมือนการจัดระเบียบชีวิต ว่าวันนี้ต้องทำอะไรบ้างก่อนหลัง ต้องเสร็จกี่โมง ควรแพลนล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์ขึ้นไป เพื่อให้เราเห็นภาพรวมว่าสัปดาห์นี้มีอะไรที่เราต้องทำบ้าง ใช้ได้ทั้งชีวิตส่วนตัวและการทำงาน โดยขั้นตอนในการใช้เทคนิค Time Boxing เริ่มต้นไม่ยากเลย วิธีมีดังนี้
- ลิสต์สิ่งที่ต้องทำภายในสัปดาห์นี้ขึ้น พร้อมเขียนเส้นตายว่าต้องส่งวันไหน แต่ทางที่ดีต้องทำให้งานเสร็จก่อนหนึ่งวันที่จะส่งต่อให้คนอื่น เพราะกันเวลาไว้สำหรับฉุกเฉิน เช่น มีงานแทรกเข้ามา หรือมีธุระด่วนฉุกเฉินทำให้ไม่สามารถทำงานได้ตามเวลา คล้ายกับจัดเวลาให้ยืดหยุ่นสำหรับเหตุฉุกเฉินที่คาดไม่ถึง
- ทำตารางทั้งสัปดาห์หรือใช้สมุดจดรายสัปดาห์ เพื่อให้เห็นภาพใหญ่ว่าแต่ละวันทำอะไรบ้าง ที่สำคัญไม่ใช่แค่จดว่าเราทำอะไร แต่ให้ลงดีเทลเป็น Flow เลย เช่น ต้องส่งงานวันพฤหัส ก็ขยับขึ้นมาว่าต้องเสร็จภายในวันพุธ แสดงว่าต้องเริ่มทำตั้งแต่จันทร์ เพราะให้เวลาสองวันกับงานนี้ (เวลาทำขึ้นอยู่กับเนื้องาน)
- กำหนดเวลาให้กับแต่ละงาน โดยขั้นแรกให้แบ่งเวลาเป็นเช้า-เย็น เพราะจะช่วยให้คุมงานได้ง่ายขึ้น เช้าทำอะไรบ้าง เย็นทำอะไรอีก ต่อมาคือแบ่งเวลาที่จะทำแต่ละชิ้น เช่น งานขึ้น Proposal ใช้เวลา 4 ชั่วโมง ควรไปอยู่ช่วงบ่ายเพราะต้องใช้สมาธิสูง อาจจะแบ่งย่อยๆ เป็น ทำแบบมุ่งมั่นทีละชั่วโมง เพื่อไม่ให้ดูดพลังมากจนเกินไป เพราะนอกจากบริหารเวลาแล้ว ต้องบริหารพลังงานของตัวเองด้วย
สิ่งสำคัญที่สุดคือจัดเรียงความสำคัญของงาน งานไหนด่วน ใช้พลังเยอะก็ทำแต่เนิ่นๆ จะดีที่สุด เพราะมีโอกาสที่จะแก้ไขสูง ส่วนงานที่ทำได้อยู่แล้ว แบ่งทำตอนช่วงเย็นหรือเช้าตรู่ของวันก็จะดี เป็นการปลุกพลังก่อนจะเริ่มทำงานจริงจังในแต่ละวัน และช่วยให้พลังทำงานดีขึ้นอีกด้วย
ทั้งนี้ทั้งนั้นเทคนิคจัดเวลาแต่ละงานไม่มีสูตรตายตัว เพราะต้องนำไปปรับกับนิสัยการทำงานของตนเอง ถ้าเทคนิคไหนไม่เหมาะกับเรา ต่อให้ดีแค่ไหนก็ไม่ช่วยให้งานราบรื่นได้ เราเรียนรู้เทคนิคเพื่อปรับกับสิ่งที่เราเป็น นี่ต่างหากคือเทคนิคที่ดีที่สุด
อย่าผัดวันประกันพรุ่ง ถ้าอยากมีระเบียบ
ในทางที่ดีจริงๆ แล้วการจัดการเวลาไม่ใช่เรื่องยากอะไรเลย แต่ไม่ค่อยมีใครทำได้สม่ำเสมอ ซึ่งส่วนใหญ่เกิดจากนิสัยชอบผลัดวันประกันพรุ่ง เช่น วันนี้มีงานเล็กๆ หลายงาน เดี๋ยวค่อยทำพรุ่งนี้บางส่วนก็ได้ แต่หากได้ทำงานจริงจะพบว่า พรุ่งนี้คิวอาจจะว่าง แต่พอถึงรุ่งเช้า หลายแสนงานพร้อมจะประเดประดังเข้ามาแบบไม่ขาดสาย
จนในที่สุดก็กลายเป็นงานเก่าก็ทำไม่เสร็จ งานใหม่ก็ด่วนต้องรีบทำอีก และถ้าอยู่ในช่วงฝึกก็จะยิ่งเหมือนภูเขางานถล่ม กลายเป็นไม่สามารถจัดการอะไรได้เลย และงานก็ไม่เสร็จสักชิ้น ถ้าร้ายที่สุดอาจจะเกิดสภาวะเครียดสะสมจนเกิดอาการหมดไฟได้ สำหรับการทำงานอะไรก็เกิดขึ้นได้เสมอ ฉะนั้นสิ่งที่เราควบคุมได้ ก็ต้องควบคุมให้ได้มากที่สุด
ใช้เทคนิคอื่นเสริมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
เทคนิค Time Boxing เป็นเหมือนการแบ่งเวลาเสียมากกว่า ว่าเช้าจนเย็นต้องทำอะไรบ้าง ใช้เวลาเท่าไร เริ่มทำตอนไหนบ้าง จริงๆ อย่าใช้เวลาพวกนี้กดดันตัวเองเกินไป เผื่อเวลาพักสายตาไว้ด้วย ฉะนั้นในช่วงเวลาที่จัดการงาน และเราสามารถนำเทคนิคอื่นมาเสริมได้
เช่น เทคนิค Pomodoro ที่โฟกัสงานแบบไม่วอกแวก 25 นาทีแล้วพักสายตาอีก 5 นาที ทำประมาณ 4 รอบ จากนั้นพักประมาณ 20 นาทีเพื่อให้สมองได้เพิ่มพลัง ทำงานอื่นต่อ หรือจะพ่วงด้วยเทคนิค A-B-C-D ที่จัดว่างานไหนด่วนและต้องทำที่สุดขึ้นก่อน เรียงลำดับจากยากมาง่าย พอเราหมดพลังกับงานในช่วงแรก รายการที่ต้องทำงานชิ้นหลังๆ ที่ง่ายที่สุด ก็ยังสามารถทำได้อยู่
การจัดการเวลาถือเป็นเทคนิคสำคัญสำหรับนักบริหารระดับสูง เพราะเมื่อตำแหน่งเติบโต งานที่เข้ามาแต่ละชิ้นจะมีทั้งใหญ่มาก ใหญ่ปกติ และงานเล็กๆ ให้คนอื่นทำได้ นอกจากการจัดสรรเวลาแล้ว การจัดการตัวงานว่าอะไรที่เราควรทำหรือให้คนอื่นทำแทนได้ก็สำคัญ เพราะไม่ใช่แค่เราเก่งเท่านั้นถึงจะเติบโตได้ แต่ต้องรู้ว่างานอะไรที่ทำให้เราเติบโต แล้วเวลาของคุณก็จะมีคุณค่าและมีมูลค่าขึ้น